ISTANZE DI SPECIALIZZAZIONE PER COMPROVATA ESPERIENZA

Istruzioni che tengono conto anche delle indicazioni fornite dal CNF agli Ordini (settembre 2022)
Le domande per il conseguimento del titolo di specialista fondate sulla comprovata esperienza sono presentate unicamente attraverso la piattaforma telematica messa a disposizione gratuitamente dall’Ordine (in convenzione con MAAT Srl) per la trasmissione sicura di tutta la documentazione prodotta dai richiedenti.

Accesso alla piattaforma per il caricamento delle istanze
Per la presentazione dell’istanza di specializzazione fondata sulla comprovata esperienza occorre inviare una segnalazione alla Assistenza HELP DESK.
Il sistema invia in risposta all’avvocato: a) il link alla pagina di autenticazione per l’accesso alla piattaforma telematica, b) le credenziali di accesso, c) le istruzioni per il caricamento sulla piattaforma dell’istanza e della relativa documentazione allegata.
Una volta effettuato l’accesso alla piattaforma sarà possibile caricare la documentazione (istanza-dichiarazione, relazione, documenti relativi agli incarichi, elenco file caricati), seguendo le indicazioni sotto riportate e quelle proposte dall’assistenza Maat.

Guida accesso alla piattaforma per l’avvocato

Documenti da presentare
I documenti da presentare sono:

• Istanza-autocertificazione redatta utilizzando il fac-simile predisposto dal Consiglio nazionale forense (utilizzare solo il presente modulo aggiornato dal CNF) scaricabile qui.
  Si evidenzia che nell’istanza l’avvocato è tenuto a dichiarare di aver provveduto ad informare per iscritto le parti assistite, cui sono riferibili i procedimenti giudiziali ovvero le attività stragiudiziali richiamate nella relazione allegata, dell’utilizzo in forma anonimizzata (si veda sotto il paragrafo dedicato) degli atti e/o i documenti difensivi prodotti. Nello stesso modo, qualora vi sia l’intenzione di presentare documenti recanti la firma di altro difensore, il richiedente è tenuto a informarlo per iscritto nei termini sopra riferiti alle parti assistite.
   
• Relazione nella quale illustrare e dettagliare specificamente ogni singolo incarico fiduciario trattato del quale viene allegata all’istanza la specifica documentazione, per un totale complessivo di (almeno) 50 incarichi trattati negli ultimi 5 anni, suddivisi in (almeno) 10 per ogni anno, fatta salva la disposizione di cui all’art. 8, c. 2, d.m. 144/2015 che prevede la deroga al previsto numero di incarichi per anno, in relazione alla natura e alla particolare rilevanza degli incarichi e delle specifiche caratteristiche del settore dell’indirizzo di specializzazione.
  Gli ultimi 5 anni sono calcolati a partire dalla data dell’istanza presentata (es. data istanza 30 novembre 2022 → gli ultimi 5 anni vanno dal 1° dicembre 2017 al 30 novembre 2022). 
   
• Documentazione idonea e adeguata per ogni singolo incarico fiduciario, giudiziale o stragiudiziale indicato nella relazione. Dalla documentazione si deve poter evincere la rilevanza per quantità e qualità degli incarichi (con esclusione degli affari che hanno ad oggetto medesime questioni giuridiche e necessitano di un’analoga attività difensiva).
  È necessario che gli atti o documenti siano PREVIAMENTE anonimizzati/pseudonimizzati (si veda sotto il paragrafo dedicato al tema) e allegati all’istanza per esteso (non è pertanto sufficiente l’allegazione del mero frontespizio).
  Esemplificativamente potranno essere allegati: atti introduttivi del giudizio, comparse e memorie di costituzione ex art. 183 c.p.c., atti di impugnazione e ogni altro atto di natura difensiva che possa consentire alla Commissione ministeriale la compiuta valutazione dell’inerenza dei titoli alla domanda di inserimento nell’elenco degli avvocati specialisti. Per la materia stragiudiziale potranno essere allegate le interlocuzioni scritte con la parte assistita e/o con la controparte o con eventuali terzi, nonché scritture private, contratti, ecc.
  Non sono validamente computabili gli incarichi provenienti da designazione di difensore di ufficio, mentre sono da ritenersi computabili gli incarichi di natura giudiziaria.
  Quanto, infine, alla tipologia degli incarichi, posto che l’art. 8 c. 1, lett. b, d.m. cit. fa riferimento alla trattazione e non al conferimento, può essere autonomamente considerata la trattazione del giudizio di primo e di secondo grado, del giudizio di legittimità e di eventuali procedimenti incidentali (ad es. procedimenti cautelari, accertamento tecnico preventivo, incidenti di esecuzione, giudizio di ottemperanza ecc.).
• Elenco dei file caricati in piattaforma da compilare come da facsimile scaricabile qui.
  L’elenco dovrà essere caricato in piattaforma da ultimo, cioè dopo aver previamente sottoposto i file alla procedura di anonimizzazione/pseudonimizzazione dei dati personali ivi contenuti e averli caricati in piattaforma. In difetto dell’avvenuta anonimizzazione/pseudonimizzazione dei dati personali i file non possono essere caricati.

Trasmissione delle istanze al CNF
Effettuati i controlli formali sull’istanza e relativa documentazione, l’Ordine procede con la trasmissione al Consiglio Nazionale Forense, per le successive valutazioni della Commissione di cui all’art. 6, c. 4, d.m. 144/2015, e la convocazione dell’avvocato richiedente per il previsto colloquio davanti alla stessa Commissione.
Si segnala tuttavia quanto comunicato dal Consiglio Nazionale Forense:
Il Ministero non ha ancora provveduto alla definizione dell’elenco di cui all’art. 6, c. 4, d.m. 144/2015 (elenco per la formazione della Commissione di valutazione). Pertanto, le domande di riconoscimento del titolo di specialista per comprovata esperienza non potranno essere valutate stante l’impossibilità, per il CNF, di organizzare il colloquio di cui alla richiamata disposizione.

Anonimizzazione/pseudonimizzazione dei documenti da effettuare prima del loro caricamento in piattaforma
L’anonimizzazione è quell’operazione di de-identificazione mirata a trasformare irreversibilmente i dati personali in dati anonimi. La pseudonimizzazione, invece, è quell’operazione di de-identificazione reversibile che può ridurre il “rischio privacy” senza, tuttavia, poterlo azzerare.
L’art. 4 GDPR definisce la pseudonimizzazione come “il trattamento dei dati personali in modo tale che i dati personali non possano più essere attribuiti a un interessato specifico senza l’utilizzo di informazioni aggiuntive, a condizione che tali informazioni aggiuntive siano conservate separatamente e soggette a misure tecniche e organizzative intese a garantire che tali dati personali non siano attribuiti a una persona fisica identificata o identificabile”.
È pertanto necessario che l’avvocato richiedente la specializzazione per comprovata esperienza, in qualità di titolare del trattamento dei dati contenuti nei documenti allegati all’istanza, provveda alla pseudo-anonimizzazione dei dati personali, in particolare dati di terze parti (parti assistite, eventuali co-difensori firmatari del medesimo atto che viene prodotto) contenuti nella relazione e negli atti e/o documenti difensivi a supporto dell’istanza.
I dati personali da anonimizzare e/o pseudonimizzare includono quelli anagrafici e comunque identificativi (a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo si ricorda che sono dati personali: nome, cognome, data nascita, indirizzi, codici fiscali), secondo modalità idonee ed adeguate che garantiscano, in ogni caso, l’anonimato delle persone fisiche menzionate, anche indirettamente, nei documenti difensivi allegati.
Nel caso di atti giudiziari, sono da anonimizzare ad esempio i dati personali delle parti e di soggetti terzi (es. testimoni) e, anche, il numero di ruolo della causa; possono essere invece lasciati in chiaro i dati personali dei magistrati e dei consulenti tecnici (d’ufficio o di parte).
In ogni caso, per qualunque tipo di documento allegato deve essere lasciato in chiaro il nominativo dell’avvocato richiedente il titolo di specialista.
I documenti potranno essere anonimizzati in proprio dall’avvocato, avvalendosi di apposito software per anonimizzazione dei dati personali, oppure, in alternativa, avvalendosi di società informatiche (v. ultimo paragrafo di questa pagina). L’anonimizzazione deve essere conforme alla normativa europea applicabile, in particolare conforme al Reg. Eu 679/2016 (GDPR), così da permettere la comprensione della questione giuridica o della trattazione della controversia, garantendo tuttavia la tutela dei dati personali delle persone fisiche coinvolte.
Data la natura e il formato dei documenti da pseudo-anonimizzare, si consiglia di privilegiare software provvisti di OCR, che adottino tecniche di data masking o data blurring ottimizzate per documenti testuali (ad esempio documenti pdf) e che producano in output un formato di file compatibile con qualsiasi sistema operativo senza richiedere l’installazione di software non standard (ad esempio file pdf).
Per quanto attiene all’anonimizzazione puramente manuale, come per esempio annerimento o sbianchettatura, si consiglia di evitare tale modalità poiché tale operazione non garantisce livelli di sicurezza particolarmente tutelanti per i dati delle persone fisiche coinvolte.

Servizi di anonimizzazione/pseudonimizzazione convenzionati
L’anonimizzazione/pseudonimizzazione dei documenti può essere effettuata in autonomia a cura dell’avvocato (tenuto conto delle indicazioni sopra riportate), oppure tramite incarico ad una società di informatica.
Di seguito si riportano i servizi di anonimizzazione/pseudonimizzazione convenzionati con l’Ordine di Milano, tra i quali, al momento, è presente ANONIMAAT, con cui è stata stipulata apposita convenzione. 
Altri operatori potranno proporsi per analoghe convenzioni, (si veda la sezione del sito Avvisi, bandi e gare, in Amministrazione trasparente). 
Le convenzioni saranno via via rese disponibili sul sito dell'Ordine, in questa pagina e nella sezione Agevolazioni e convenzioni. 

Servizio ANONIMAAT per anonimizzazione/pseudonimizzazione dei documenti