Regolamento per l’utilizzo della piattaforma per l’inoltro delle segnalazioni nei confronti di magistrati e uffici giudiziari dei Tribunali e della Corte di Appello di Milano

Art. 1 - Finalità della procedura di segnalazione

È istituita la piattaforma di gestione delle segnalazioni nei confronti dei magistrati, delle cancellerie e più in generale degli uffici giudiziari dei Tribunali e della Corte di Appello di Milano con la funzione di dare concreta attuazione ai compiti riservati al Consiglio dell’Ordine dalla Legge 31 dicembre 2012 n.247 ed in particolare dagli artt. 1 e 29 comma 1 lett. b), h) e t).

La piattaforma è riservata agli avvocati e ai praticanti del foro di Milano che potranno trasmettere al Consiglio dell’Ordine degli avvocati di Milano segnalazioni positive e negative inerenti condotte dei magistrati anche ai sensi e per gli effetti degli artt. 11 bis comma 1 lett. d), art. 11 comma 7 decreto legislativo 5 aprile 2006 n. 160 e degli artt. 15 c. 1 lettera b) e 16 c. 1,1 bis, 1 ter, 1 quater decreto legislativo 27 gennaio 2006 n. 25 e, più in generale, comunicare disfunzioni delle cancellerie e degli uffici giudiziari o proporre interventi migliorativi dell’attività giudiziaria.

Le segnalazioni inerenti condotte dei magistrati, meglio descritte al successivo articolo 3, potranno essere utilizzate dal Consiglio dell’Ordine degli avvocati al fine delle deliberazioni delle valutazioni di professionalità come previsto degli artt. 15 comma 1lettera b) e 16 comma 1 ter decreto legislativo 27 gennaio 2006 n. 25 e delle deliberazioni dei pareri del Consiglio dell’Ordine relativi al conferimento e alla conferma degli incarichi direttivi dei magistrati ex artt. 46 sexies e 46 decies decreto legislativo 5 aprile 2006 n. 160.

Le segnalazioni nei confronti di cancellerie e uffici amministrativi verranno trattate dall’Ordine degli Avvocati, nel rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali, per interloquire con i Capi degli Uffici e risolvere le disfunzioni o le problematiche segnalate.

Art. 2 – Quadro normativo applicabile

La presente procedura, oltre alle disposizioni normative indicate al comma 1, tiene altresì conto dei seguenti referenti normativi:

• Legge 31 dicembre 2012 n.247
• Decreto legislativo 5 aprile 2006 n. 160
• Decreto legislativo 27 gennaio 2006 n. 25
• Regolamento (UE) 2016/679 GDPR
• D. Lgs. 28 marzo 2024 n. 44, in attuazione della legge delega n. 71 del 17 giugno 2022.

Art. 3 – Oggetto delle segnalazioni

Le segnalazioni a carico dei magistrati devono riferirsi con particolare riguardo a fatti specifici incidenti in senso positivo o negativo sulla professionalità degli stessi con riguardo a:

• situazioni eventuali concrete ed oggettive di esercizio non indipendente della funzione
• comportamenti che denotino evidente mancanza di equilibrio o di preparazione giuridica

Dette segnalazioni, dopo essere state ritenute rilevanti e fondate ai sensi della presente procedura con decisione collegiale del Consiglio dell’Ordine, verranno trasmesse ai Capi degli uffici e al Presidente della Corte di Appello (per quanto riguarda i giudici) e o al Procuratore Generale presso la Corte di Appello (per quanto riguarda i pubblici ministeri) e potranno essere utilizzate al fine delle deliberazioni delle valutazioni di professionalità ai sensi dell’art. 15 comma 1 lettera b) e art. 16 c.1, bis, ter, quater decreto legislativo 27 gennaio 2006 n. 25, e delle deliberazioni dei pareri relativi al conferimento e alla conferma degli incarichi direttivi e semi-direttivi dei magistrati ex artt. 46 sexies e 46 decies decreto legislativo 5 aprile 2006 n. 160.

Ogni altra segnalazione riguardante gli uffici amministrativi e l’attività di cancelleria, dopo essere stata vagliata dal Consiglio dell’Ordine, potrà essere utilizzata, rapportandosi con il dirigente amministrativo competente o con i Capi degli uffici, per risolvere specifiche problematiche di interesse generale al fine di migliorare il funzionamento dell’attività giudiziaria.

L’utilizzo della piattaforma delle segnalazioni permette di mantenere confidenziale e riservata l’identità della persona segnalante, del segnalato, delle persone coinvolte nella segnalazione e del contenuto della stessa al fine di non vanificare la finalità stessa della previsione normativa e le relative attribuzioni di competenze conferite al Consiglio dell’Ordine con la riforma Cartabia.

Tale riservatezza verrà meno qualora la segnalazione dovesse essere trasmessa al Consiglio giudiziario, e all’Autorità Giudiziaria competente, dopo il vaglio preliminare della Commissione competente e la decisione collegiale del Consiglio dell’Ordine.

Art. 4 – La piattaforma delle segnalazioni

Una volta inviata la segnalazione il gestionale emetterà una ricevuta con il numero identificativo della segnalazione, che il segnalante è invitato a conservare.

La gestione del canale di segnalazione interna è affidata al Responsabile delle segnalazioni – che è appositamente incaricato dal Titolare Trattamento - designato dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Milano. Il Responsabile delle segnalazioni, verificherà, con un primo vaglio, la non eccedenza dei dati personali inseriti nella segnalazione stessa.

Le segnalazioni dovranno riportare in modo chiaro e completo tutti gli elementi utili per consentire di effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza riempiendo tutti i riquadri riportati sulla piattaforma e in particolare specificando:

• tutti i riferimenti utili a descrivere lo svolgimento dei fatti (es. data, luogo, udienza) o la disfunzione riscontrata
• ogni informazione e/o prova che possa fornire un valido riscontro circa la sussistenza di quanto segnalato
• ogni elemento utile per individuare l’ufficio giudiziario o amministrativo oggetto della segnalazione (sezione, ecc.)
• eventuali interessi privati non collegati alla segnalazione (dichiarazione assenza conflitto di interessi).

Il segnalante dovrà allegare altresì tutti gli atti necessari per meglio descrivere i fatti segnalati (verbali di udienza, trascrizioni, provvedimenti, ecc.) avendo cura di anonimizzare i nominativi e le generalità delle parti/imputati e soggetti terzi non interessati alla segnalazione. Tale anonimizzazione verrà verificata dal Responsabile incaricato al momento della ricezione della segnalazione.

Art.5 - Chi può effettuare una segnalazione: il “segnalante”

Possono effettuare segnalazioni tutti gli avvocati e praticanti iscritti all’Ordine degli Avvocati di Milano solo previa identificazione attraverso le modalità previste dalla piattaforma.

Art. 6- Destinatario del canale di segnalazione interna: la Commissione Valutazione Segnalazioni

Destinatario delle segnalazioni è la Commissione Valutazione Segnalazioni (di seguito “CVS”) composta di diritto dal Presidente del Consiglio dell’Ordine o suo delegato consigliere, dal dirigente oltre che da due o più consiglieri delegati all’uopo dal Consiglio dell’Ordine, comunque in numero dispari.

I componenti della CVS sono tenuti alla massima riservatezza in qualità di componenti del Consiglio dell’Ordine e in ogni caso ricevono dal Titolare del Trattamento apposito incarico circa il trattamento dei dati personali ex art. 29 GDPR.

La CVS ha la funzione di effettuare un’analisi preliminare della segnalazione pervenuta eventualmente chiedendo al segnalante ulteriori informazioni e precisazioni sui fatti esposti da sottoporre alla valutazione collegiale del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati.

Nel caso in cui la segnalazione riguardi posizione specifica di interesse professionale di un componente della CVS o del COA questi si dovrà astenere palesando il proprio conflitto di interessi.

Art. 7 - Gestione delle segnalazioni

Al ricevimento della segnalazione il Responsabile delle segnalazioni rilascia avviso di ricevimento al segnalante che non abbia trasmesso la segnalazione tramite piattaforma informatica.

Il Responsabile delle segnalazioni trasmette al CVS la documentazione raccolta in piattaforma.

Il CVS provvederà ad analizzare il contenuto della segnalazione, eventualmente chiedendo chiarimenti al segnalante, ed elaborerà un motivato parere che rimetterà al Consiglio dell’Ordine per le deliberazioni circa l’eventuale trasmissione della segnalazione ai Capi degli uffici e al Presidente della Corte di Appello (per quanto riguarda i giudici) e o al Procuratore Generale (per quanto riguarda i pubblici ministeri), per le valutazioni di professionalità ai sensi dell’art. 15 comma 1 lettera b), comma 1 ter, Decreto Legislativo 27 gennaio 2006 n. 25, e per le deliberazioni circa i pareri relativi al conferimento e alla conferma degli incarichi direttivi e semi-direttivi dei magistrati ex artt. 46 sexies e 46 decies decreto legislativo 5 aprile 2006 n. 160 e, nel caso di segnalate disfunzioni di uffici giudiziari, per gli interventi che il Consiglio dell’Ordine intenderà effettuare.

Le segnalazioni e la documentazione correlata sono conservate dal destinatario per il tempo strettamente necessario al trattamento delle stesse e in conformità a quanto stabilito dal regolamento in materia di conservazione dei dati personali.

La delibera in ordine alla rilevanza e fondatezza della segnalazione è di competenza esclusiva del Consiglio dell’Ordine su proposta motivata del CVS.

La decisone del Consiglio dell’Ordine in relazione alla segnalazione pervenuta viene comunicata al segnalante.

Art. 8 - Obblighi di riservatezza relativi all’identità del segnalante e del segnalato

L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi direttamente o indirettamente tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso del segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni stesse, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del GDPR e dell’articolo 2-quaterdecies del Codice Privacy.

Il Consiglio dell’Ordine si impegna a tutelare la riservatezza del segnalante e del segnalato sino all’eventuale inoltro della segnalazione ai Capi degli uffici, al Presidente della Corte di Appello e al Procuratore Generale presso la Corte di Appello.

Art. 9 - Protezione dei dati personali

Il trattamento dei dati personali effettuato dal canale di segnalazione interno e delle segnalazioni ricevute è effettuato a norma del GDPR e del Codice Privacy.

Il rapporto con fornitori esterni che trattano dati personali per conto del COA è disciplinato ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

Le persone competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni ai sensi della presente procedura devono essere autorizzate a trattare i dati personali relativi alle segnalazioni ai sensi dell’art. 29 del GDPR.

Ai segnalanti e alle persone coinvolte devono essere fornite idonee informazioni ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR.

L’esecuzione della valutazione di impatto (DPIA) è effettuata ai sensi dell’art. 35 del GDPR, a cura del DPO, relativamente al trattamento di gestione delle segnalazioni svolto per il tramite della piattaforma.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti, devono essere cancellati immediatamente.

Art. 10 - Conservazione dei dati personali

Conformemente con il principio di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 GDPR 2016/679 i dati personali saranno conservati solo per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per le quali la piattaforma è istituita.

I dati personali relativi a segnalazioni ritenute fondate dal Consiglio dell’Ordine verranno tenute per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolte.

I dati personali relativi alle segnalazioni ritenute non rilevanti e non fondate dal Consiglio dell’Ordine verranno cancellate entro due mesi dalla formulazione della decisione.

Milano, il 16 luglio 2025